Microsoft Words kommentarsystem är ganska användbart tillägg till programmet. Du kan använda det för att hålla reda på saker som behöver göras, lägga till referens eller ytterligare information eller förbereda dokumentet innan det skickas vidare till en annan redaktör eller gruppmedlem.
Även om kommentarer är användbara under redigeringsprocessen bör de inte inkluderas när du distribuerar Word-dokumentet. Kunder eller bokförlag till exempel behöver inte dessa kommentarer vanligtvis, och om du lämnar dem i dokumentet kan du se oprofessionell ut. Åtminstone kan du behöva ta bort kommentarerna och skicka in eller publicera Word-dokumentet efteråt.
Om det här är första gången du använder kommentarer i Word, kan du gå förlorad när det gäller att spara ett dokument utan dem.
Den här guiden leder dig igenom stegen för att ta bort kommentarer och andra metadata från dokument innan du distribuerar dem.
Word levereras med ett verktyg som heter Document Inspector som du kan använda för att ta bort oönskade data från Word-dokument. Verktyget kan rensa upp följande innehåll:
- Kommentarer, revisioner och versioner.
- Dokumentegenskaper och personlig information.
- Task-ruta-tillägg.
- Inbyggda dokument.
- Makron, formulär och ActiveX-kontroller.
- Bläckanteckningar.
- Samlade rubriker.
- Sidhuvud, sidfot och vattenmärken.
- Osynligt innehåll.
- Dold text.
Välj Arkiv> Inspektera dokument för att komma igång. Du måste klicka på länken "kolla efter problem" bredvid Inspektera dokument och välja alternativet "Inspektera dokument" från snabbmenyn.
Detta öppnar fönstret Dokumentinspektör. Det innehåll som verktyget kan kontrollera det aktiva dokumentet för finns på den sidan.
Du kan välja alla eller bara några av de olika innehållstyperna. Observera att du kommer till en granskningsskärm innan något tas bort från dokumentet.
Välj inspekteringsknappen när du har gjort valet på den här sidan.
Kontrollen bör inte ta för lång tid. Tiden beror på dokumentets storlek, valet och dokumentets innehåll.
Dokumentinspektören visar sina resultat efter skanningen. Den belyser innehåll som den hittade och visar ytterligare information om det.
Klicka på knappen "ta bort alla" bredvid innehållet som du vill ta bort från dokumentet. Du kan återinspektera dokumentet efteråt eller trycka på stängningsknappen för att slutföra processen.
När du är klar kan du spara det bearbetade dokumentet i det lokala systemet, skriva ut det eller dela det.
