Hur man skapar ett index i Word 2016

Ett index kan förbättra tillgängligheten för en bok eller ett dokument enormt, eftersom det visar viktiga ord och fraser och sidnumren som de refereras till.

Jag skriver för närvarande min första bok - om Windows 10 Integritet - och en av de saker som jag verkligen ville lägga till den är ett index över de viktigaste orden och fraser så att användare kan använda indexet som referens till leta upp information snabbt.

Microsoft Word 2016 kommer med alternativ för att skapa ett index; själva processen är inte komplicerad alls, men det kan fortfarande vara förvirrande hur man kommer igång.

Skapa ett index i Word 2016

Medan du kan skapa indexet när som helst, föreslår jag att du skapar det när du är klar med att skriva och redigera boken eller dokumentet.

Det är möjligt att uppdatera indexet om du har startat det under skriv- eller redigeringsprocessen, men om du gör det när du är klar behöver du inte göra det och det är vanligtvis mycket lättare och snabbare.

För att komma igång öppnar du dokumentet i Word 2016. Att skapa ett index är nu en tvådelad process. Du markerar poster som du vill inkludera i indexet i det första och genererar indexet ur de markerade posterna efteråt.

Byt till referensfliken för att komma igång. Du hittar indexgruppen med verktyg under den fliken. Det viktigaste för det första steget är "mark entry". När du väljer det berättar du för Word att du vill att den markerade texten ska vara en del av indexet.

Så här görs:

Steg 1: Markera text som du vill inkludera i indexet och välj "markera post" efteråt.

Det här är ganska enkelt. Markera bara texten i dokumentet och tryck på markeringsposten efteråt. Du kan markera enskilda ord snabbt med ett dubbelklick på ordet.

Steg 2 : Konfigurera indexposten

Word öppnar fönstret "markindex" som du kan använda för att konfigurera posten. Om du bara vill att texten indexeras trycker du på markeringsknappen med det.

Du kan ändra sidnummerformat (fet eller kursiv för att markera specifik text), lägga till en underuppsättning eller använda markeringen all funktionalitet för att automatisera processen.

Word visar text som har markerats med XE "TEXT" så att du vet att den redan har markerats.

Du kan inaktivera styckemärken och annan dold formateringsinformation på Hem> Visa / Dölj, eller genom att använda kortkommandot Ctrl- (

Steg 3 : Upprepa processen

Gå igenom dokumentet och markera texten som du vill inkludera i indexet. Medan du kan automatisera det något föreslår jag att du inte gör det eftersom du får mer kontroll över indexeringen på detta sätt.

Ja, det tar längre tid att skapa indexet men resultatet blir bättre.

Steg 4 : Lägg till indexet i Word-dokumentet

När du är klar med att markera text i Word-dokumentet kan du lägga till indexet till det. Gå till platsen i dokumentet som du vill att indexet ska visas på.

Välj Referenser> Infoga index för att lägga till det på platsen. Word laddar ett konfigurationsfönster som du kan använda för att anpassa indexet.

Du kan använda den för att ändra antalet kolumner till exempel, eller välja en annan formatmall för indexet. En förhandsgranskning visas i fönstret så att du vet hur det ser ut i dokumentet när du gör ändringar.

Steg 5 : Korrigera misstag

Jag föreslår att du går igenom indexet efteråt för att korrigera eventuella problem du kanske märker. Ett grundläggande exempel är flera indexerade poster som hänvisar till samma typ av information, t.ex. reklam, annons och annonser.

Att korrigera misstag är lätt. Hoppa till platsen i dokumentet som du vill ändra och ändra det helt enkelt i text (XE-delen). Detta ändrar den markerade posten.

Allt som behöver göras då är att välja index och trycka på "uppdatera index" -knappen för att tillämpa ändringarna. XE definierar posten och det kan skilja sig från vald text. Så för att förena text som ska listas under en enda indexpost, ändra bara XE-elementen och tryck sedan på uppdateringsindexknappen för att tillämpa ändringarna.