För många Internetanvändare är e-post fortfarande det bästa sättet att kommunicera med andra. Medan on-the-go användare kan ha bytt till meddelanden och videochatt, spelar e-post en stor roll i livet för många användare.
Googles Gmail-tjänst är en av de mest populära tjänsterna när det gäller e-post trots att den har tappat en hel del fart på senare tid.
Med det har jag inget emot användartillväxt utan innovation.
Gmail-användare får 15 GB lagringsutrymme i skrivande stund. Även om de flesta användare kanske aldrig når den gränsen, kan vissa och en av orsakerna till att detta är fallet är att lagringsutrymmet delas över flera tjänster.
I synnerhet delas utrymme mellan Gmail, Google Drive och Google+ Foton.
1. Analysera lagringsutdelningen
Eftersom lagringsutrymme delas är det första du bör göra att kontrollera vilken av tjänsterna som använder det mesta av lagringsutrymmet. Om du till exempel är en tung Google Drive-användare kan du ha varit värd för stora filer på webbplatsen som tar bort utrymme från Gmail.
Fotografer kan ha laddat upp många högupplösta bilder eller videoklipp till Google+ Foton istället, till exempel via deras enhets automatiska säkerhetskopieringsfunktion.
Besök sidan Drive Storage på Google. Här hittar du den totala lagring och lagring som används. Om du flyttar musen över cirkeldiagrammet visas information om varje enskild tjänst så att du vet vilken tjänst som använder mest lagringsutrymme.
Beroende på informationen här kan du behöva ta itu med problemet på ett annat sätt.
2. För många foton
Om det mesta utrymmet används av foton har du flera alternativ för att lösa problemet. Alla foton som är större än 2048x2048 pixlar räknar med lagringsutrymmet medan foton med lägre upplösning inte gör det.
Ett alternativ som du har därför är att minska upplösningen på foton som laddats upp till Google+ Foton för att hantera detta. Problemet är att de flesta Android-telefoner inte låter dig göra det.
Och om du laddar upp foton manuellt till Google, till exempel efter att ha tagit dem med din DSLR, kan du inte använda den funktionen också.
Om du inte kan eller inte vill minska upplösningen på dina foton har du två alternativ att hantera rymdproblem:
- Säkerhetskopiera foton till ett lokalt system och ta bort dem på Google+ Foton.
- Inaktivera funktionen för automatisk säkerhetskopiering och ladda upp valda foton manuellt istället.
3. För många filer
Google Drive-lagring kan också vara den skyldige. Om du synkroniserar data mellan olika system, eller laddar upp filer för att köra regelbundet, kan det använda de flesta tillgängliga lagringsutrymmen för dig.
Liksom med Google+ Foton är det lite du kan göra i detta avseende annat än att säkerhetskopiera filer som du inte längre behöver vara tillgängliga i molnet för att radera dem efteråt.
Du kan använda Googles Takeout-funktion för det, eller om du har Drive installerat på din dator kan du bara flytta filerna från lagringsplatsen för att säkerhetskopiera dem på en annan plats.
4. Ta bort papperskorgen
Filer, foton och e-postmeddelanden som du tar bort tas inte nödvändigtvis bort direkt. De kan flyttas till papperskorgen i stället där de tar upp samma mängd utrymme som tidigare.
Öppna huvudsidan för Gmail, Google Drive eller Google+ Foton och klicka på Papperskorgen där.
Här hittar du e-postmeddelanden, filer eller foton som du har raderat tidigare. Varje fil listas med namn, sista ändringsdatum och ägare.
Du kan trycka på knappen "tomma papperskorgen" för att ta bort dem samtidigt.
5. Gmail-tips
Följande sökparametrar kan användas för att hitta e-postmeddelanden som matchar vissa parametrar på Gmail. Skriv eller klistra bara in filtret i sökformuläret på Gmail-sidan.
- Klicka på skräppost eller sök efter i: spam och ta bort alla meddelanden här. Detta kan inte ha någon stor inverkan eftersom skräppost raderas automatiskt efter 30 dagar. Ändå kan du se hundratals e-postmeddelanden där inne och kan frigöra lite utrymme genom att göra det. Kolla också in: skräp bara för att se till att det är tomt.
- Sök efter har: bilaga . Den visar alla e-postmeddelanden som har minst en bilaga.
- Kombinera sökningen med större: 1M för att hitta alla e-postmeddelanden med bilagor som har en storlek på minst 1 Megabyte. Du kan ändra 1M till ett annat värde, till exempel 100K.
- Använd eldre_than: 1y för att hitta alla e-postmeddelanden som är äldre än ett år och ta bort de som du kanske inte behöver längre.
Säkerhetskopiera gammal e-post är en annan lösning. Mitt föredragna program för den här operationen är Mailstore Home, ett gratis program som stöder Gmail ur rutan.
Obs! För att det ska fungera måste du aktivera Pop3- eller SMTP-åtkomst först på Gmail.
- Öppna sidan Inställningar för vidarebefordran och POP / IMAP på webbplatsen för Google Gmail.
- Välj "Aktivera IMAP" och klicka på spara ändringar.
- Öppna Mailstore Home efteråt på ditt system.
- Välj Arkivera e-post från startsidan.
- Klicka på knappen Avancerat bredvid E-postkontot under Skapa profil och välj Google Mail.
- Ange din Google-e-postadress och lösenord och klicka antingen direkt på nästa gång eller på testet för att se till att inställningarna är korrekta.
- Om du använder tvåfaktorautentisering måste du skapa ett appspecifikt lösenord på den här sidan och använda det i Mailstore-programvaran.
Nedladdningen kan ta ett tag. Det beror till stor del på ditt systems nedladdningsbandbredd och e-postmeddelanden.
När du har skapat en lokal kopia av alla dina Google-e-postmeddelanden kan du gå tillbaka till Gmail och ta bort gamla e-postmeddelanden. Jag föreslår att du använder parametern old_than: 1y för det. Det visar alla e-postmeddelanden som är äldre än ett år så att du kan välja dem alla och radera dem på webbplatsen.
Dessa e-postmeddelanden är fortfarande tillgängliga i Mailstore-programvaran, så att du kan öppna den och använda sök- eller bläddringsfunktionen som den tillhandahåller för att hitta e-postmeddelanden som du har tagit bort i Gmail.
Nu är du : Har du ett tips om hur du hanterar rymdproblem på Gmail? Dela det i kommentaravsnittet nedan.
