E-postservrar kan avvisa e-postmeddelanden som passerar en viss storlekströskel på grund av e-postbilagor som ingår i e-postmeddelandet. Tröskeln är vanligtvis i 20 megabyte-regionen men den definieras av e-postleverantören, vilket innebär att det kan vara mer eller mindre i ditt fall. Problemet här är att det här är en anpassad variabel, vilket innebär att du kan stöta på e-postproblem eftersom den mottagande e-postleverantören har en lägre tröskel än din.
För en tid sedan introducerade Microsoft alternativ till sina e-postprodukter för att istället använda SkyDrive-lagring. Istället för att bifoga filer med e-postmeddelanden bifogar du bara länkar som pekar på dessa filer på SkyDrive med e-postmeddelandet. Fördelarna är just där:
- Mottagaren kan hämta e-postmeddelandet snabbare och bestämma om han vill ladda ned bilagorna eller inte
- Du har tid att uppdatera filerna på SkyDrive innan mottagaren laddar ner dem
- Du kan ladda upp större filer på en gång utan att behöva använda flera e-postmeddelanden för att dela upp filerna på dem för att undvika att springa in i gränsen.
Google meddelade för några dagar sedan att det också skulle lägga till alternativet att använda Google Drive när du skickar e-postmeddelanden med bilagor på Gmail. Funktionen har precis aktiverats på mitt konto och jag vill gå igenom processen. Observera att jag använder det nya skrivfönstret och inte det gamla.
Klicka på komposera-knappen i det övre högra hörnet av skärmen för att starta. Det nya skrivfönstret bör komma upp. Den nedre fältet som börjar med skicka-knappen visar bilagsikonen. Håll muspekaren över den för att se tillgängliga alternativ.
Välj alternativet "Infoga fil med Drive" med vänsterklicka. Ett överläggsfönster visas som du kan använda för processen. Den vänstra sidofältet visar olika platser som du kan använda för att välja filer inklusive filer från det lokala datorsystemet, filer som redan finns på Google Drive, delade, stjärnmärkta eller nyligen valda filer.
Om du vill välja filer från din lokala dator kan du antingen använda dra och släpp för att trycka dem in i fönstret eller filwebbläsaren. När du är klar med valet kan du trycka på uppladdningsknappen för att ladda upp filerna till Google Drive.
Observera att du bara kan välja ett alternativ åt gången, så att du kan behöva öppna gränssnittet två gånger om du behöver ladda upp filer från den lokala datorn och välja några filer som redan finns på Google Drive.
Du kan sedan börja fylla i e-postmeddelandet som vanligt. Filerna kontrolleras för deras åtkomsträttigheter när du klickar på skicka, och du kan få följande skärm om mottagaren inte har rätt rätt att få åtkomst till dem.
Standardvalet är att låta mottagarna visa filerna. Du kan ändra rätten så att mottagare kan kommentera eller redigera i stället. Ett klick på fler alternativ visar ytterligare information som är viktig:
- Alla med en länk betyder att även icke-mottagare kan öppna filerna om de har länken. Fördelen här är att ett Google-konto inte krävs för att komma åt filerna
- Mottagare av detta e-postmeddelande - mottagare måste ha ett Google-konto. Detta skyddar filerna från åtkomst av obehöriga användare.
Länkarna i mottagarens e-post leder direkt till Google Dokument där de antingen kan nås direkt om du har valt alternativet "vem som helst med en länk" eller efter att du har loggat in på ett Google-konto.
